- De fases met bijbehorende activiteiten in het huurproces in stroomschema inzichtelijk
- Interne procesgang geanalyseerd en verbeteringen in beeld
- Samenwerking mét en taakverdeling tussen Elker en corporaties geanalyseerd en efficiencymogelijkheden in beeld
Resumé
De uitgebreide analyse van het huurproces en de werkzaamheden die hierbij door Elker worden verricht heeft geleid tot een hogere procesbeheersing. Interne efficiencymaatregelen zijn doorgevoerd en voor bouwkundige (onderhouds)werkzaamheden is gekozen voor uitbesteding
Case
Elker is specialist in jeugd- en opvoedhulp en GGZ-hulp. Elker helpt kinderen. Jongeren en gezinnen in de provincie Groningen en heeft circa 100 huurwoningen in beheer ten behoeve van de aan haar cliënten te bieden zorg. Elker werkt hierbij samen met meerdere
Huurdersland is gevraagd het huurproces uit te werken in een standaard waarin de stappen, de besluiten en de verantwoordelijkheden helder zijn vastgelegd, de verbeterpunten te benoemen en aanbevelingen te doen gericht op een efficiënter en doelmatiger beheren van de huurportefeuille.
Werkwijze
In een eerste sessie met het bij het huurproces betrokken management en medewerkers is een beeld gevormd over het proces, de bijbehorende activiteiten en onderleggers hierbij en zijn knelpunten en mogelijke verbeteringen benoemd. Tevens zijn alle in gebruik zijnde formulieren, overzichten en contracten geïnventariseerd. Op basis van deze analyse is een eerste opzet van het processchema en een vragenlijst opgezet en zijn aan de hand hiervan de betrokken “Key-players” geïnterviewd.
De verkregen informatie is verwerkt in een presentatie waarin de diverse fasen in het proces in beeld zijn gebracht samen met de mogelijke verbeteringen. Door de intensieve betrokkenheid van management en medewerkers is meer inzicht gekregen in de eigen rol en de relatie met andere processen en is draagvlak voor het vervolgtraject, waarbij de verbetervoorstellen geïmplementeerd moeten worden, bereikt.
Voor de legitimatie van het vervolgtraject is door Huurdersland een (concept) nota aan het managementteam van Elker uitgewerkt waarin op grond van de constateringen voorstellen voor het vervolg zijn gedaan. Naast interne aanpassingen in het werkproces heeft dit onderzoek geleid tot het uitbesteden van bouwtechnische werkzaamheden en zijn de taakverdeling en verantwoordelijkheden tussen Elker en de onderscheidene woningbouwverenigingen verhelderd.